看房間照片前，先確定長者需要哪些協助，以及能否在家提供。只有日間無人看顧，與整晚都需要照顧，是不同需要。若因住院後搬院，先請出院團隊提供書面的照顧交接資料。
一、寫一頁照顧需要摘要
列出行動及轉移、飲食、個人清潔、藥物、夜間需要、溝通及覆診安排，並加入長者意願：語言、食物、生活習慣、宗教、私隱，以及希望哪些家人參與。對不懂準確描述的醫療需要，請相關專業人員說明。向每間院舍提供同一份摘要。
資助長期護理須循社署評估及轉介途徑申請。即使私費入住，也應請院舍確認人手及設施能否執行照顧計劃；只有空床並不足夠。
二、定預算及探訪範圍
計算扣除家庭日常開支後，每月可付多少，另留按金及首月費用。再找平常工作日也方便探訪的地點，而不只是在週末參觀時方便。按相同資助途徑和照顧需要索取報價，不要把資助院友費與私費單人房混相比較。
三、查清那一間院舍的紀錄
在社署牌照資料找院舍，核對名稱、地址及牌照涵蓋範圍，再查看近期警告及定罪。向院長問發生過甚麼、後來怎樣改善。同一品牌不同院舍的紀錄可以不同；公佈名單沒有紀錄，也不保證照顧質素。
四、參觀實際將入住的單位
- 問清日間、夜間及週末的人手，以及護士支援如何安排。
- 請職員說明會如何協助家人起床、如廁及覆診；具體答案比服務清單更有參考價值。
- 查看實際床位、浴室路線、飯廳、呼叫鐘及私人物品空間，問清日後可否未經同意調床。
- 觀察職員是否尊重院友，並在提供協助前作解釋；詢問投訴、家人聯絡及院友選擇安排。
五、帶走書面方案再決定
方案應列明房間或床位、月費、包含的照顧、附加費、按金、通知期、退款規則，以及需要增加或住院時的處理。離開推介會面後，與長者及其他參與決定的人一起閱讀。若重要問題仍是「之後再處理」，先問清再付款。
搬入前，約定誰交接藥物及文件、誰接待長者、何時通知家人，以及首次照顧計劃檢視日期。準備一份家人與院舍皆可使用的聯絡表。